Pec: la posta elettronica certificata
La posta elettronica certificata (PEC) è il nuovo sistema di trasporto dei documenti informatici attraverso il quale è possibile inviare e-mail con valore legale, equiparandole alle raccomandate con ricevuta di ritorno (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
Questo sistema è simile al servizio di posta elettronica "tradizionale", ma in più possiede la caratteristica di fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell'invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario, con attestazione dell'orario esatto della spedizione.
Con il sistema di Posta Certificata è garantita anche la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati rendono impossibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati. In caso di contenzioso, dunque, la PEC garantisce l'opponibilità del messaggio a terzi.
In seguito all'introduzione del Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, le Aziende, i Professionisti e le Pubbliche Amministrazioni hanno l'obbligo di istituire una versione "virtuale" della propria sede legale tramite la Posta Elettronica Certificata (PEC). Da qui la necessità di dotarsi di una casella PEC.
In generale, comunque, la PEC è la soluzione ideale per tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio PC.
La Posta Elettronica Certificata permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali, in cui è necessario avere conferma legale della ricezione del messaggio.
E' possibile inoltre utilizzare la PEC per attestare l'invio di comunicazioni, anche nel caso in cui la ricevuta di ricevimento non sia necessaria, e in generale in tutti i casi in cui si vogliano ottimizzare tempi e costi amministrativi:
- Invio di ordini, fatture, contratti
- Convocazione di Consigli, Assemblee, Giunte
- Inoltro di circolari e direttive
- Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate (es. franchising, agenti)
- Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti: ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow
